Het systeem staat.
Nu moet het gaan werken zoals bedoeld.
Je hebt fors geïnvesteerd in een goed ingericht P2P-systeem, en dat was de juiste stap. Toch komen facturen vaak nog binnen zonder inkooporder en bestellen teams soms buiten het proces om. Een systeem verandert nog geen gedrag. Daar zit nog vervolgwerk.
Met de P2P Accelerator werk je tien weken aan dat vervolg: het bestelproces dat mensen ook echt gebruiken. Je ontdekt waar het vastloopt, maakt verantwoordelijkheden duidelijk en brengt de cijfers én de mensen bij elkaar die nodig zijn om verder te komen.
10 weken · Circa 8 uur per week · Persoonlijke feedback van Merel Plante
Voor P2P-leads, inkoopmanagers en financeprofessionals die meer resultaat willen halen uit hun bestaande systeem.
Iedereen ziet een ander stukje. Jij probeert het geheel te verbeteren.
Finance ziet een factuur zonder inkooporder. Inkoop ziet een contract dat niet wordt gebruikt. De operatie wil vooral op tijd kunnen bestellen.
Jij ziet hoe die problemen samenhangen. Maar zodra er iets misgaat, komt het uitzoekwerk weer bij jou terecht. Je spreekt mensen aan, lost uitzonderingen op en legt het proces nog een keer uit. Ondertussen blijft onduidelijk wie de oorzaak moet aanpakken.
De cijfers zijn beter, het systeem werkt en de contracten staan. Maar jij voelt dat er meer uit te halen valt dan dit.
Daar begint de P2P Accelerator: bij wat er dagelijks gebeurt en wat mensen nodig hebben om het afgesproken proces te gebruiken. Wanneer medewerkers buiten het afgesproken bestelproces werken, is dat een aanleiding om te onderzoeken wat bestellen lastig maakt, welke afspraken ontbreken of waar verantwoordelijkheden niet op elkaar aansluiten.
Waarom ik verder kijk dan het gemiddelde.
Zes jaar geleden hebben we bij Ipse de Bruggen P2P geïmplementeerd. Toen ik onlangs opnieuw hun factuurdata mocht bekijken, zag ik bij leveranciers met een externe catalogus via een OCI-koppeling extreem goede resultaten. Bij meerdere leveranciers had 98% van de facturen een inkooporder.
Ik vroeg hoe ze dat voor elkaar hadden gekregen. Ze hadden iedere kostenplaats die zonder inkooporder bestelde gericht benaderd via hun nieuwsbrief, met de catalogus en de trainingsfilmpjes die we destijds samen hadden ontwikkeld. Die aandacht hielden ze vol, en dat maakte het verschil.
Deze ervaring is één van de bouwstenen van de P2P Accelerator: verder kijken dan het gemiddelde, onderzoeken waar het proces werkt en waar het achterblijft, en contact zoeken met de betrokken mensen. Alle modules zijn opgebouwd vanuit dit soort ervaringen uit mijn P2P-praktijk. Die lessen vertaal je tijdens het programma naar verbeteringen binnen je eigen organisatie.
Maak van losse incidenten een onderbouwde verbeteragenda.
In tien weken werk je aan vijf concrete resultaten:
Een gedeeld beeld van het probleem
Je brengt in kaart waar het bestelproces op papier en in de praktijk van elkaar verschilt. Zo wordt duidelijk welke knelpunten als eerste aandacht vragen.
Duidelijkheid over eigenaarschap
Je legt vast wie uitvoert, wie beslist en wie betrokken moet worden. Je bespreekt deze rolverdeling met de mensen die er akkoord op moeten geven.
Drie KPI's om op te sturen
Je maakt verschillen tussen afdelingen zichtbaar en organiseert wie de cijfers maandelijks bijhoudt en bespreekt. De uitkomsten helpen je gerichte vragen te stellen.
Gerichte verbeterpunten uit de praktijk
Je spreekt met afdelingen die het proces wel en niet volgen, ontdekt wat het verschil verklaart, en vertaalt dat naar concrete acties, gebaseerd op cijfers én gesprekken.
Een managementgesprek en een plan voor de volgende 90 dagen
Je onderbouwt welke besluiten en verbeteringen nodig zijn, wie ermee aan de slag gaat en hoe je de voortgang volgt. De eerste verbeteracties zet je tijdens het programma in gang.
De ambitie is dat verbetering een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt. Wat je in tien weken kunt realiseren, hangt ook af van beschikbare data, medewerking en besluitvorming binnen jouw organisatie. Daarom bespreken we die voorwaarden vooraf.
Vijf stappen, met jouw organisatie als praktijk.
Elke module duurt twee weken. Je krijgt een korte video en een praktisch instrument, past die toe en ontvangt persoonlijke feedback op je uitwerking. Elke week is er een groepsgesprek.
Zien waar het werkelijk vastloopt
Met het P2P Volwassenheidsmodel onderzoek je mensen, processen, systemen, besturing en data. Je vergelijkt de formele afspraken met het dagelijks gebruik. Je uitkomst: een diagnose die richting geeft aan je verbeterwerk.
Eigenaarschap op de kaart
Je maakt een verantwoordelijkhedenoverzicht, de RACI. Je ontdekt waar taken tussen afdelingen blijven liggen en bespreekt wie waarvoor verantwoordelijk moet zijn. Je uitkomst: een voorstel voor de rolverdeling en een route naar akkoord.
Zicht op de verschillen
Je verzamelt drie KPI's en vergelijkt kostenplaatsen. Je legt vast wie de meting herhaalt. Je uitkomst: een meetblad waarmee je kunt bepalen waar verder onderzoek nodig is.
Begrijpen wat bestellen lastig maakt
Je spreekt met een afdeling waar het proces moeizaam loopt en een afdeling waar het beter gaat. Je onderzoekt wat die verschillen verklaart en welke werkwijze je kunt overnemen. Je uitkomst: gerichte verbeteracties, gebaseerd op cijfers én gesprekken.
Besluiten en vervolg organiseren
Je brengt je bevindingen samen, bespreekt de rolverdeling en voert het managementgesprek over de voorwaarden voor een leidend inkooporderproces. Je uitkomst: een 90-dagenplan met acties, eigenaren en meetmomenten.
Je krijgt feedback waarmee je intern verder kunt
Ik heb inmiddels bij tientallen organisaties gezien hoe dit soort trajecten vastlopen, en die patronen herken ik ook in jouw uitwerkingen, vaak nog voordat jij ze zelf ziet. Ik neem geen genoegen met een half onderbouwd antwoord en vraag door tot het klopt. En als er iets kritisch gezegd moet worden, zeg ik dat gewoon. Ik help je vervolgens de woorden te vinden om het zelf ook te durven zeggen, in je eigen organisatie.
Voor degene die de verandering moet organiseren.
Je bent bijvoorbeeld P2P-lead, proceseigenaar, inkoopmanager, finance manager, interne projectmanager of functioneel beheerder. Je organisatie gebruikt al een bestellen-tot-betalen systeem en wil het bestaande proces verbeteren.
Om hier echt aan te kunnen werken, heb je nodig
Circa acht uur per week, tien weken lang.
Invloed op het bestelproces en toegang tot betrokken collega's.
Steun van je leidinggevende, ook voor de benodigde besluiten.
Medewerking om relevante procesgegevens beschikbaar te krijgen.
Je voert de opdrachten uit in je eigen organisatie. Merel begeleidt je; jij organiseert de gesprekken en de uitvoering.
Staat er nog geen systeem of zit je midden in een implementatie? Dan bekijken we in het gesprek of een diagnose of andere begeleiding beter aansluit.
Ik kijk naar wat er tussen systeem en werkvloer gebeurt.
In 2006 werkte ik aan een P2P-traject bij een telecomorganisatie. Het bestelsysteem was ingevoerd, maar medewerkers bleven daarbuiten bestellen. Het systeem was moeilijk toegankelijk en medewerkers begrepen onvoldoende waarom de nieuwe werkwijze nodig was.
Die ervaring vormt nog steeds mijn aanpak. Ik begin bij wat de organisatie wil bereiken en waarom dat belangrijk is. Vanuit die doelen onderzoek ik hoe mensen, processen, systemen, verantwoordelijkheden en data op elkaar aansluiten en wat er nodig is om die doelen te bereiken. Juist daar wordt zichtbaar waarom een afgesproken werkwijze in de praktijk wel of niet werkt.
Met de P2P Accelerator help ik jou die samenhang te onderzoeken en de verbetering binnen je eigen organisatie te organiseren. Je werkt met mijn instrumenten en krijgt mijn persoonlijke feedback.
Merel Plante
Managing Partner · Sow to Harvest B.V.
Onafhankelijk van softwareleveranciers.
10 weken · Eerste deelnemersgroep · Max. 3 deelnemers
€ 4.950
excl. btw
Inbegrepen:
Een intakegesprek van één uur voorafgaand aan het programma.
Vijf modules met video's en praktische opdrachten.
Wekelijkse groepsgesprekken.
Persoonlijke feedback van Merel op iedere module.
De instrumentenset, die je na afloop blijft gebruiken.
Een borgingsgesprek van één uur, 90 dagen na afloop.
Je reserveert daarnaast circa acht uur per week om binnen je eigen organisatie te werken.
Start: naar verwachting zodra de eerste groep van drie deelnemers compleet is. De exacte startdatum stemmen we samen af.
Het reguliere tarief voor volgende groepen is €7.500 excl. btw. Een eigen groep binnen jouw organisatie is mogelijk vanaf €15.000 excl. btw.
De vragen die je nu waarschijnlijk hebt.
Wat heeft mijn leidinggevende nodig om te beslissen?
Een helder verbeterdoel, de investering en duidelijkheid over jouw tijd en de benodigde medewerking. Bespreek welk probleem jullie willen aanpakken, welke gegevens beschikbaar zijn en wie de besluiten kan nemen. Die voorwaarden bespreken we ook voordat je start.
Wat levert het financieel op?
Dat hangt af van de knelpunten en het volume in jouw organisatie. Denk aan tijd voor factuurcorrecties of afspraken met leveranciers die onvoldoende worden benut. Tijdens het programma maak je de uitgangssituatie en verbeterkansen concreter. Er wordt geen vast besparingsbedrag beloofd.
Kan ik deelnemen met minder dan acht uur per week?
Het programma vraagt ongeveer één werkdag per week voor analyse, opdrachten en gesprekken. Kun je die tijd niet vrijmaken, dan bespreken we een geschikter moment om te starten.
Is na tien weken het hele proces op orde?
Je werkt aan diagnose, eigenaarschap, meting en eerste verbeteracties. Je vervolgt dat werk met een 90-dagenplan. De snelheid van verdere invoering hangt af van je organisatie en de besluiten die nodig zijn. Na 90 dagen bespreken we de voortgang in de borgingscall.
Kan mijn team samen deelnemen?
Er is een incompany-variant mogelijk. In een gesprek bepalen we welke deelnemers, begeleiding en scope passen bij jullie situatie.
Waarom laat ik dit niet gewoon door een consultant doen?
Omdat de verandering pas blijvend is als jouw organisatie haar zelf voor elkaar krijgt. Een consultant kan een proces optuigen, maar zodra hij vertrekt zakt het vaak weer terug. In de Accelerator ben jij, samen met de collega's die je erbij haalt, degene die knopen doorhakt en de verbetering draagt. Ik begeleid en geef feedback op iedere stap, maar de helden van dit traject zijn de mensen in jouw organisatie. Dat is precies waarom het beklijft.
Wat is er nodig om jullie bestelproces verder te brengen?
Vertel me waar je nu tegenaan loopt. Dan bekijken we of de P2P Accelerator past bij jullie situatie, welke steun je intern nodig hebt en wat een logisch startmoment is.
Plan een gesprek arrow_forwardVertel me waar je nu tegenaan loopt.
Liever eerst mailen? Dat kan ook.
Stuur een bericht
We nemen binnen twee werkdagen contact op.
Bericht ontvangen.
We nemen binnen twee werkdagen contact op.
Tot snel.