Ipse de Bruggen werkte met een P2P-systeem dat niet meer aansloot op de behoeften van de organisatie. Functionaliteit liet te wensen over, processen liepen stroef en gebruikers waren ontevreden. Toch voelde de organisatie zich gebonden aan de leverancier — een klassiek geval van “gouden handboeien”.

Onze aanpak begon met een open benadering: eerst samenwerken met de bestaande leverancier om te kijken of verbetering binnen de relatie mogelijk was. Hoewel we op sommige punten voortgang boekten, bleek uiteindelijk dat de leverancier onvoldoende toekomstbestendig was.

Samen met Ipse de Bruggen hebben we vervolgens een zorgvuldig selectietraject doorlopen. De organisatie koos uiteindelijk voor een pure player — een leverancier die zich volledig richt op P2P-oplossingen. Tegelijkertijd werd een nieuw ERP-systeem geïmplementeerd, waarmee de financiële en inkoopprocessen stevig werden vernieuwd.

De livegang vond plaats tijdens de lockdown in coronatijd. Toch vroegen we bewust toestemming om op locatie aanwezig te zijn. We wilden naast de medewerkers van de service desk zitten, om eerstelijns vragen direct op te vangen en een warme overdracht te verzorgen. Juist in zo’n kritische fase maakt fysieke nabijheid het verschil.

Resultaat:

• Heldere koerswijziging, gedragen binnen de organisatie
• Betere aansluiting op strategische doelen
• Versterking van zowel inkoop- als financiële processen
• Technologische basis om toekomstgericht te werken
• Soepele livegang dankzij betrokken begeleiding op locatie

Wat dit project bijzonder maakte, was de combinatie van inhoudelijke analyse, samenwerking en verandermanagement. 

Geen rigide route, maar een doelgericht traject waarin beleidsuitgangspunten voortdurend het richtpunt vormden voor concrete keuzes.

Bij deze organisatie stapte ik in ná de pakketselectie: de keuze voor een P2P-oplossing was al gemaakt, en de implementatie stond op het punt van beginnen. Ik werd gevraagd om het project te leiden en de implementatie in goede banen te leiden.

Mijn eerste stap was om — in overleg met de stuurgroep — de scope van het project opnieuw te definiëren. Wat was realistisch binnen het tijdspad, waar lagen de prioriteiten, en welke stappen waren écht nodig om waarde te realiseren? Op basis daarvan is de koers bijgesteld. Daarbij zijn ook enkele technische koppelingen bewust verplaatst naar een tweede fase, om de initiële implementatie behapbaar en beheersbaar te houden.

De focus kwam te liggen op vier kernprocessen: contractbeheer, operationele inkoop (procurement), leveranciersmanagement en factuurverwerking. 

Aanvankelijk was gekozen voor een regio-voor-regio uitrol. Op basis van proceslogica en veranderaanpak heb ik voorgesteld om over te stappen op een 'big bang-benadering': alle regio’s tegelijk live. Dit vergde intensieve voorbereiding, maar bood uiteindelijk de meeste duidelijkheid, efficiëntie én eenheid in werkwijze.

Mijn rol omvatte onder meer:

• Aansturing van het projectteam
• Coördinatie met functioneel beheer, finance, inkoop en IT
• Afstemming met de leverancier over inrichting en koppelingen
• Opstellen en begeleiden van testscenario’s
• Organiseren van gebruikersinstructies en nazorg

Resultaat:

• Heldere scope en realistische planning
• Één centrale werkwijze voor alle regio’s
• Groeiende betrokkenheid bij eindgebruikers
• Sterker fundament voor grip op de hele P2P-keten

Wat dit project bijzonder maakt, is de combinatie van een complexe organisatie en de noodzaak tot stevige regie. 

De zorgomgeving vraagt om zorgvuldigheid, maar ook om keuzes durven maken — en daar draag ik graag aan bij.

Na de initiële implementatie van het P2P-systeem bleef ik betrokken bij deze organisatie, in een nieuwe rol: als coach en adviseur voor het bestel- en betaalproces, en als begeleider van aanvullende technische koppelingen.

Het startpunt voor dit vervolgtraject was helder: de organisatie verwerkt jaarlijks ruim 250.000 facturen. Uit analyse bleek dat circa 15% hiervan structureel geautomatiseerd kon worden — mits de juiste koppelingen met leveranciers en systemen werden ingericht. 

Die kansen grijpen vraagt niet alleen om technische realisatie, maar ook om procesbewustzijn, afstemming en draagvlak binnen de organisatie.

Mijn rol in dit vervolg is veelzijdig:

• Als coach help ik met name de afdelingen inkoop en contractmanagement om beter te benutten wat het P2P-pakket kan betekenen in hun werk. Denk aan slimmere contractinrichting, beter leveranciersmanagement en meer grip op naleving.
• Als projectleider stuur ik de realisatie van de technische koppelingen aan — inhoudelijk en resultaatgericht.
• Daarnaast werk ik nauw samen met het multidisciplinair team (finance, IT, functioneel beheer en inkoop), dat verantwoordelijk is voor de doorontwikkeling van het bestel- en betaalproces. Dit team beschikt over een sterke product owner, met wie ik regelmatig spar over strategische keuzes en vervolgstappen. Mijn bijdrage zit vooral in inhoudelijke verdieping, kennisdeling en het aanreiken van perspectieven vanuit andere organisaties.

Resultaat:

• De eerste grote koppeling is live en in uitrolfase
• Intensief contact met de regio’s zorgt voor draagvlak en praktische afstemming
• Mooie bijvangst: meer bewustwording over IT en processen binnen de regio’s
• Het multidisciplinair team functioneert zelfstandig en pakt zelf verbeteringen op

Wat dit traject bijzonder maakt, is de combinatie van doorlopende procesverbetering, technische verdieping en organisatieontwikkeling. 

Vanuit vertrouwen samenwerken aan iets dat steeds meer van henzelf wordt — daar draag ik graag aan bij.